Bei der Abo-Migration werden sämtliche Daten, die notwendig sind, um das Abogeschäft zu betreiben, von einem oder mehreren Systemen in ein anderes System übertragen. Dabei wechseln in der Regel die Formate und die Applikationen. Meist ist ein Mapping erforderlich. D.h. bevor die Datensätze des abgebendenden Systems importiert werden können, muss ihr Datenaufbau, müssen einzelne Datenfelder an die Struktur des aufnehmenden Systems angepasst werden. Dabei kommt es zu Zusammenfassungen, zu Aufsplittungen, teilweise zu Umbenennungen. Datenmigrationen finden vor allem auf Grund von Dienstleister-Wechsel oder bei einem Wechsel des Aboverwaltungs-Systems statt. Bei dem Wechsel zu einem anderen Abo-Dienstleisters gilt es Daten und Know-How bestmöglich zu übertragen. Neben der guten Kooperation zwischen Verlag, Alt-Dienstleister und Neu-Dienstleister sind eine Reihe von Arbeiten die Voraussetzung für eine erfolgreiche Migration. Wir stellen die zehn wichtigsten Punkte vor:

Zehn Erfolgsfaktoren der Daten-Migration

Abo Shop

Kundenkontakte + Bestellungen

1 Über den Abo-Shop oder Web-Shop erfolgen die meisten Kundenkontakte. Bei Migration müssen alle Abo-Angebote, Einzelheft- und ePaper-Angebote, alle Produkt- oder Buch-Angebote übertragen werden. Dies gilt auch für Preise, Texte, Bilder, Prämien, Leseproben etc. Neben der Bestellerfassung bietet der Abo-Shop auch den Accountzugang das Kundenkonto enthält die Kunden- und Abodaten und bietet wichtige Self-Services an. Wegen der umfangreichen Funktionstests sollte der Shop rechtzeitig vor Migration befüllt sein.

SSO – Single Sign On

Digitalabos  + Digitalkäufe

2 Der SSO-Kundendatensatz enthält die Historie der Digitalkäufe und Digitalabos, die Zugangsberechtigungen zur Paywall zusammen mit den Anmeldedaten des Kunden, aber ohne Passwort. Die SSO-Datensätze stellen in der Regel die erste Teilmigration dar und sind Voraussetzung für die Funktion des Kundenkontos im Aboshop. Nach dem Übertrag stellt die SSO-Software auch den Zugang zu Bezahl-Inhalten auf der Magazin-Website und zu App-Inhalten sicher bzw. verbindet sich mit dem Aboverwaltungs-Programm.

Kunden- & Abodaten

Adressen  + Aufträge

3 Dieses Paket enthält die klassische Migration. Hierbei handelt es sich um Adressdaten, Lieferbeginn und (falls vorhanden) Lieferende, die Aboart in Verbindung mit dem Abopreis, Zahlart und Fakturrhythmus und weitere auftragsbeschreibende Daten. Daneben werden Magazin-Stammdaten, Terminraster, Werbeaktionsdaten, Einzelheft- und Prämienartikeldaten und eventuell Brieftexte sowie CMS-Inhalte übertragen.

Paid Content-Abos

Digital vs Print

4 Der Abo-Service arbeitet im Daten-Verbund mit weiteren Dienstleistern. Mit dem Einzelverkaufs-Dienstleister werden Auflagen- und IVW-Daten ausgetauscht, der Druckerei und dem Auslandsabo-Dienstleister werden die Lieferadress-Daten übermittelt, Einzelversandaufträge gehen an das Hefte- und Prämienlager und eventuell sind auch Schnittstellen zu dem App-Dienstleister, zu Telefonagenturen und Lettershops einzurichten. Für jede Datenverbindung gilt es Dateiformate, Serverablagen und Terminraster absprechen.

Rolle Abo-Service

Dienstleister vs Treuhänder

5 Es existieren zwei Modelle, die die Rolle des Abo-Services im Verhältnis zum Verlag und Abonnenten abbildet. Als Treuhänder fakturiert der Dienstleister im eigenen Namen, vereinnahmt die Kundengelder auf einem eigenen Bankkonto und kehrt monatlich die Netto-Erlöse an den Verlag aus. Als Dienstleister tritt er namentlich nicht in Erscheinung, sondern fakturiert im Namen des Verlages und die Gelder gehen direkt auf einem Verlags-Bankkonto ein. Sollte es bei der Migration zu einem Rollenwechsel kommen sind eine Reihe von Punkte zu bearbeiten, u.a. die Einrichtung von Bankkonten zusammen mit den Zugangsrechten für den Dienstleister.

WBZ

Lieferadressen + WKZ

6 Mit einer Generaleinweisung startet die Zusammenarbeit mit dem WBZ-Handel (Werbender Buch- und Zeitschriftenhandel). Bei diesem Datenimport nach den Usancen des brancheneinheitlichen WBZ-DATAUS importiert der Abo-Dienstleister sämtliche aktiven Lieferadressen. Vorher sind Terminraster und Daten-Spezifika ausgetauscht worden. Der WBZ wirbt und fakturiert seine Abonnenten eigenständig, lässt aber die Heftzustellung vom Verlag erledigen. Zu diesem Zweck übermittelt der WBZ pro Ausgabe die Änderungen bei den Lieferadressen und die Daten zur Auskehrung von Werbekostenzuschüssen.

Schnittstellen

Integration + Austausch

7 Diese Abos werden häufig auch als Plus-Abos oder Zeitraumabos bezeichnet. Sie weisen ihre eigene, vom Print-Abo abweichende, Datenstruktur auf. Abobeginn, Folgefakturtermine und Aboende sind Zeitstempel und die Adressdaten beschränken sich häufig auf Namen und Emailadresse. Der Datenimport stammt meist aus einem getrennten System. Für eine erfolgreiche Übernahme ist zu klären, ob die Paid Content-Aufträge zukünftig gemeinsam mit den Print-Aufträgen in einem System betreut werden oder in unterschiedliche Systeme importiert werden müssen.

Apps

ePaper + Account

8 Viele Verlage oder Magazine verfügen über Apps, um Ihren Digital-Abonnenten und ihren Einzelkäufern via Smartphone Zugang zu ePaper-Inhalten zu gewähren. Hier gilt es im Vorwege den Datenaustausch zwischen Aboverwaltungssystem, SSO und App zu klären im Zweifel anzupassen.

Offene Posten

Soll + Haben

9 Das Debitorenkonto ist Bestandteil eines jeden Abo-Auftrages. In der Regel ist das Konto ausgeglichen, sprich alle zurückliegenden Rechnungen wurden bezahlt. Ein Offener Posten besteht dann, wenn das Konto zum Zeitpunkt der Migration eine unbezahlte Abo-Rechnung, eine Unterzahlung, eine Überzahlung oder eine Gutschrift des Kunden ausweist. Diese Beträge gilt es in Form von Buchungssätzen zu übertragen, damit die Offenen Posten bei der nächsten Faktur berücksichtigt werden.

Lagerbestände

Hefte + Prämien

10 Der Verlag will im Shop nur die Einzelhefte und Prämien anbieten, die im Lager vorrätig und sofort lieferbar sind. Zur Erfüllung dieser Anforderung müssen vor Migration Vorbereitungen getroffen werden. So gilt es mit dem Lager- und Versand-Dienstleister die Start-Lagerbestände und die Artikelnummernvergabe festzulegen. Daneben wird der beidseitige Datenaustausch festgelegt und vorab getestet. Nach Migration übermittelt der Abo-Dienstleister die Artikel-Versandaufträge und der Versand-Dienstleister die Lagerbestände.

Überblick: Abo-Migrationen 2015 bis 2024

Jahr Verlag Abos von nach
2015 Heise Medien 300.000 inhouse intan
2016 Spiegel Verlag (Wechsel auf Mietsystem) 700.000 SAP inhouse dsb inhouse
2017 KLAMBT Verlag 420.000  .. intan
2017 Deutscher Fachverlag 200.000 inhouse DataM
2020 Condé Nast 45.000 Burda DPV
2021 Motor Presse Stuttgart 400.000 DPV BurdaDirect
2022 Der Freitag 20.000 Quality Service PrimaNeo
2022 Kouneli Media 50.000 Burda MEXO
2022 Gemeinschaftswerk Ev. Presse 40.000 inhouse MEXO
2022 Mediahouse 25.000 DPV MEXO
2022 OM-Medien (Wechsel auf Mietsystem) 40.000 HUP/inhouse SAP/NOZ
2023 Jahreszeiten Verlag 50.000 DPV PrimaNeo
2023 Res Publica Verlag 50.000 DPV MEXO
2023 Delius Clasing/KLAMBT 100.000 inhouse intan
2024 GeraNova Bruckmann 240.000 DPV, VVA MEXO

Die Datentöpfe und ihre Inhalte

Überblick: Abo-Migrationen 2015 bis 2024

Jahr

Verlag

Abos

von

nach

2015

Heise Medien

300.000

Inhouse

2017

SPIEGEL Verlag

700.000

SAP

2017

KLAMBT Verlag

420.000

Inhouse

2020

Deutscher Fachverlag

350.000

Inhouse

2020

Condé Nast

45.000

Burda

2021

Motor Presse Stuttgart

450.000

DPV

2022

Der Freitag

25.000

Quality Service

2022

Kouneli Media

50.000

Burda

2022

Gemeinschftsw. Ev. Presse

40.000

Inhouse

2022

Mediahouse

25.000

DPV

2022

OM Medien

40.000

HUP

2023

Jahreszeiten Verlag

50.000

DPV

2023

Res Publica Verlag

50.000

DPV

2023

Delius Clasing/KLAMBT Verlag

100.000

Inhouse

2024

GeraNova Bruckmann

240.000

DPV, VVA

Abo-Migrationen bieten Chancen für Optimierungen

Datenmigrationen haben viel mit dem Umzug eines Haushaltes gemein. Es ist die Gelegenheit zu vereinfachen, zu vereinheitlichen und zu optimieren. Die daraus resultierenden Aufräumarbeiten sind im Vorwege zur Migration zu erledigen. Dies hat zur Folge, dass in der Startphase des Projektes dafür genügend Zeit eingeplant wird. Nach unserer Erfahrung lohnen sich Optimierungen in sechs Bereichen:

Print-Abonnements und Digital-Abos mit Zeitraumbezug werden häufig in unterschiedlichen Verwaltungssystemen gehalten. Im Rahmen einer Abo-Migration und dem Wechsel auf eine neue System-Landschaft eröffnet sich die Chance sämtliche Aufträge in einem System zu halten und pro Kunden Print und Digital zusammen zu führen.
Die Abopreis-Struktur oder die Preisstufen für unterschiedliche Kundengruppen oder Angebotsformen sind immer einen kritischen Blick wert. Auch hier finden sich häufig „vergessene“ Bereiche, wo Anpassungen geboten sind, auch um schlummernde Deckungsbeiträge zu heben.
Weniger ist (in vielen Fällen) mehr. Spätestens, wenn mit der Abo-Migration der Umzug in ein einen neuen Shop verbunden ist, gilt es die Ergebnisse des Alt-Shops zu analysieren. Welche Angebote sind pro Magazin in den Vordergrund zu stellen bzw. auf der Übersichtsseite zu platzieren?
Jeder Klick kostet Conversion. Auf dem Weg vom Shop-Einstieg bis zum „zahlungspflichtig bestellen“ Button lassen sich Schritte einsparen, Texte und Datenfelder lassen sich vereinfachen. Ein neuer Shop bietet die Gelegenheit diese Optimierungen umzusetzen.
Renner und Penner. Welche Prämien sind unerlässlich, welche Prämien werden selten oder gar nicht nachgefragt? Die Beantwortung dieser Fragen erleichtert nicht nur die Datenbefüllung des Neu-Shops.
Für die Einzelheft-Bestände gilt dasselbe wie für die Prämien. Sofern keine kontinuierliche Bestandsbereinigung vereinbart, gilt es die eingelagerten Bestände dem eventuell reduzierten Shop-Angebot anzupassen.

Oft existieren unterschiedliche System-Brieftexte aus verschiedenen Magazinphasen nebeneinander oder bei genauem Nachlesen stellen sich Textpassagen als inaktuell heraus. Vereinheitlichungen der Texte, zum Beispiel bei der Benennung der Abo-Vorteile oder bei der Beschreibung der Digital-Zugänge bieten sich häufig an.